在營(yíng)銷上，有一個(gè)著名的“電梯法則”，說(shuō)得是假設(shè)你在電梯里，只有30秒的時(shí)間，來(lái)向一位關(guān)系公司前途的大客戶推廣產(chǎn)品且必須成功。 

顯然，要在30秒或者3分鐘的時(shí)間介紹清楚自己的產(chǎn)品或方案，必然是需要直奔主題，你介紹的內(nèi)容就不可能太多太復(fù)雜。換句話說(shuō)，我們必須清楚客戶最關(guān)心的核心內(nèi)容是什么。由此我們提出了“一紙禪”，即必須在一張紙上概括出產(chǎn)品的優(yōu)勢(shì)和賣點(diǎn)，以匹配客戶的需求點(diǎn)（或稱痛點(diǎn)）。 

今天要闡述的一紙禪，不是通常的產(chǎn)品宣傳，而是管理者的工作指引，即管理者的“重要工作一紙禪”，簡(jiǎn)寫為ITOP——Important Things （on） One Paper，讀：“I”+“TOP”——我的關(guān)鍵工作，當(dāng)然，用“I”不是“My”，是不符合語(yǔ)法的，看官見(jiàn)諒。

時(shí)間管理的基本原則，就是兩個(gè)字“重要”。何為“重要”？我曾經(jīng)這樣給他下定義：同等資源的投入，有效產(chǎn)出大的就是重要的事。其中的“資源”，最關(guān)鍵的就是時(shí)間，把時(shí)間用在重要而不是緊急的事情上，就能夠保障成果最豐碩，這是時(shí)間管理的核心精髓。每一位管理者，必須思考自己的重點(diǎn)工作是什么。既然是重點(diǎn)，當(dāng)然就不能太多，一張紙描述足矣。 

為什么管理者不能做到“有效”，通常的問(wèn)題在于我們把時(shí)間花在了不重要的事情上。為什么會(huì)這樣？一是我們受到外在的壓力，二是我們也沒(méi)有整理清楚自己的重點(diǎn)工作。通過(guò)“一紙禪”這個(gè)工具，要求每位管理者把重點(diǎn)工作列出來(lái)，并進(jìn)行排序，以厘清工作的重要性。進(jìn)一步再記錄管理者的時(shí)間，看看他們的時(shí)間花費(fèi)是否和“一紙禪”中的工作匹配，以確保把重要的工作放在優(yōu)先的位置。 

如果你問(wèn)管理者，特別是高層管理者什么是他們最痛苦的是什么，回答往往說(shuō)是人才。但如果你繼續(xù)問(wèn)：“在過(guò)去的一年，您在人才招聘、選拔和培養(yǎng)上花了多少時(shí)間？”這時(shí)2000多年前孟子見(jiàn)齊宣王的場(chǎng)景就會(huì)穿越過(guò)來(lái)：顧左右而言他。實(shí)際上，一開始使用“一紙禪”這個(gè)工具，很多管理者甚至不會(huì)把人才培養(yǎng)列入其中。他們受到短期業(yè)績(jī)考核的壓力，往往列出的是和KPI指標(biāo)相匹配的內(nèi)容。而這些僅僅是直接成果而已，管理者應(yīng)取得的成果包括三個(gè)方面（德魯克語(yǔ)）：直接成果；樹立新的價(jià)值觀及對(duì)這些價(jià)值觀的重新確認(rèn)；培養(yǎng)與開發(fā)明天需要的人才。很多時(shí)候，后兩者是更加重要的。 

如何編制管理者的重要工作“一紙禪”？ 

第1步，羅列工作項(xiàng)目。自己先寫，然后可以征求上司、同事、甚至下屬的意見(jiàn)。這一步比較簡(jiǎn)單，不用思考，簡(jiǎn)單羅列即可。

第2步，對(duì)這些工作進(jìn)行歸類。歸類的方法遵循“結(jié)構(gòu)化原則”，即“不重復(fù)不遺漏”。如果自己沒(méi)有把握，可以請(qǐng)教上司，或與同事協(xié)商。

第3步，對(duì)工作按照重要性進(jìn)行ABC分類（A非常重要，B重要，C一般），特別要注意的是這是相對(duì)的概念，不能全部或大部分都?xì)w為重要。 

第4步，開始寫一紙禪，重要的項(xiàng)目必須在一張紙上寫完，注意也不能通過(guò)縮小字體來(lái)達(dá)到這個(gè)目標(biāo)。曾經(jīng)有一位主管為了按要求一張紙寫完，結(jié)果字體變成了8號(hào)字，只能在電腦上放大才能看清楚。這就失去一紙禪的意義了。一般要求四號(hào)字或者小四，1.5倍行距的情況下一張A4紙寫完（單面）。如果內(nèi)容多了怎么辦，每加入一項(xiàng)，就要在現(xiàn)有的工作內(nèi)容中減去一項(xiàng)，“推陳”才能“出新”。只有這樣，我們才能找到自己真正的重點(diǎn)工作是什么。一紙禪需要征求上下級(jí)及上下游的意見(jiàn)，尤其注意的是必須征求下游部門的意見(jiàn)，因?yàn)槟愕某晒峭ㄟ^(guò)下游部門的工作得以實(shí)現(xiàn)的。舉個(gè)例子，如果你負(fù)責(zé)市場(chǎng)宣傳，你一定需要征求銷售人員的意見(jiàn)，什么樣的市場(chǎng)宣傳能夠帶來(lái)優(yōu)質(zhì)客戶。

第5步，對(duì)重要工作內(nèi)容進(jìn)行排序，按重要性由高到低排列（即列出重中之重）。要注意不用太教條，有時(shí)實(shí)在分不清那條更重要，前后排列就好。排除后輸出正式的一紙禪。

至此，恭喜你，完成了“ITOP重要工作一紙禪”。

管理者的“重要工作一紙禪”，不是一勞永逸的，隨著組織的戰(zhàn)略目標(biāo)、組織能力要求及外部環(huán)境的變化，其重點(diǎn)工作需要進(jìn)行調(diào)整。一般來(lái)說(shuō)，這和職位的高低有一定相關(guān)性，基層管理者建議每月重新梳理一次，中層管理者每季度梳理一次，高層管理者每半年或每年需要梳理一次。 

做好“重要工作一紙禪”，明確了我們的任務(wù)，接下來(lái)就是確立目標(biāo)，清晰路徑，設(shè)立里程碑，螺旋式提升。這些，我稱之為ORM方法論（Objectives目標(biāo)–Routings路徑-Milestones里程碑，這部分內(nèi)容在下一個(gè)工具中闡述）。 

“重要工作一紙禪”，建議貼在筆記本的扉頁(yè)（或你辦公桌的隔斷內(nèi)側(cè)），以便隨時(shí)查看。而筆記本的尾頁(yè)，則建議貼上這樣的內(nèi)容：上司安排的工作清單，同事提出的工作要求，及安排給下屬的工作內(nèi)容。

最后，要說(shuō)明的是，ITOP是績(jī)效管理的基礎(chǔ)，是績(jī)效指標(biāo)的來(lái)源。ITOP不清晰，后續(xù)的績(jī)效管理工作就必然失去了標(biāo)的，就一定會(huì)流于形式主義。

附：“ITOP重要工作一紙禪”簡(jiǎn)表